Das LDAP/SQL-Live-Suche Modul bietet eine Schnittstellenfunktionalität vom Insiderregister in Standard-LDAP/SQL Verzeichnisse sowie zu Active Directory Verzeichnissen. Es erweitert das Insiderregister um eine komfortable Suchmaske, mit der bei der Erfassung von Personen im LDAP/SQL-Tree nach Namen, E-Mail Adresse etc. gesucht werden kann. Die gefundenen Personen können per Mausklick in das Insiderregister übernommen werden – die manuelle Eingabe der Personendaten entfällt.

Sie können einem Insider bei der Aufnahme in ein Insiderprojekt zwei Arten an Dokumenten senden: projektspezifische Dokumente (diese Funktion ist in der Basisversion bereits vorhanden) oder zentrale Dokumente, die für alle Projekte gelten (optional). Die zentralen Dokumente werden bei einem Insider, der mehreren Projekten zugeordnet ist, in jedem Projekt angezeigt.

Darüber hinaus wird für jeden Insider gespeichert, welche Dokumente in welcher Version diese Person bereits erhalten hat.

Je nach Infrastruktur wird in die E-Mails ein Link eingebettet, durch den der Empfänger die Möglichkeit hat, den Empfang der Dokumente zu bestätigen. Der Rücklauf der Compliance Dokumente kann auch manuell nachgehalten werden.

Mit dem Modul Kommunikationszentrale können Sie die gesamte E-Mail-Korrespondenz des Insiderregisters über das System nachhalten – von der Belehrung bis hin zur Abfrage der Datenaktualität.

Das Erweiterngsmodul Erweiterte Dateihistorie ermöglicht, versendete Belehrungen auf einfache Weise im Insiderregister zu erfassen und abzulegen. Damit können Sie die Dateihistorie ("hat den Empfang bestätigt") von Personen, die nicht per E-Mail angeschrieben wurden, manuell nachhalten. Ohne dieses Modul werden vom Insiderregister nur diejenigen Einträge als „informiert“ markiert, die auch mittels des Systems informiert wurden. Diejenigen Insider, die beispielsweise „manuell“ belehrt wurden, stellt das Insiderregister also ansonsten nicht als „informiert“ dar. Diese Erweiterung ermöglicht weitgehend eine „Gleichstellung“ sämtlicher Insider, die elektronisch und die manuell informiert wurden.

Insider können die Belehrungsdokumente, die sie unterschrieben zurücksenden müssen, selbstständig über einen gesicherten Zugang als gescannte Datei hochladen. Das kann parallel oder anstatt des postalischen Weges erfolgen. Ein nachgeschalteter Workflow mit Kontrolle der Daten durch das Compliance-Team garantiert die Korrektheit der Dokumente, die hierbei anerkannt oder abgelehnt werden können. Die Dokumente werden dann bei jeweiligen Statuseintrag bzw. Dateihistorie des Insiders gespeichert und sind so jederzeit leicht wieder auffindbar. Voraussetzung für diese Funktionalität ist das Modul "Erweiterte Dateihistorie".

Dieses Modul setzt das Modul „Erweiterte Dateihistorie“ voraus.

Die Texte der E-Mail Anschreiben können pro Projekt individuell gespeichert und aus vordefinierten Textbausteinen erzeugt werden. Sie bleiben jederzeit änderbar. Bei Anlegen des Projekts wird die Entscheidung getroffen, welche E-Mail-Anschreiben verwendet werden. Der Unterzeichner auf dem E-Mail-Anschreiben und die Absenderadresse sind variabel bestimmbar.

Über diese Komfortfunktion können per Mausklick alle erfassten Personen via E-Mail gebeten werden, ihre Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Das System generiert dabei für jede Person einen temporären Zugang zum Insiderregister, über den die Daten überprüft und ggf. geändert werden können. Der Versand der E-Mails erfolgt über eine systeminterne Mail-Queue, um eine Überlastung der Corporate Mailserver auszuschließen.

Dokumente und Dateien, die in das System hochgeladen werden (Aufklärungsbögen etc.) werden nicht wie in der Basis Version des Insiderregisters auf dem Dateisystem des Servers abgelegt, sondern zentral in der Datenbank gespeichert. Das vereinfacht das Backup der Daten und minimiert den Administrationsaufwand.

Im Insiderregister kann über den Personenpool ein elektronisches Verzeichnis aller "Directors" und der nahestehenden Personen (laut MAR) erstellt und gepflegt sowie deren Belehrungsstatus nachgehalten werden. Belehrungsschreiben können bei der entsprechenden Person abgelegt werden und per Knopfdruck Dokumente aus dem System heraus per E-Mail an die Personen zu versenden. Im Bereich Gruppenanfragen bringt das Modul eine Möglichkeit mit, die gelisteten Directors gesammelt anzuschreiben.

Eine Erinnerungs-E-Mail kann an einen definierten Verteiler (z. B. die Bereichs- und Projektverantwortlichen) gesendet werden, um nach Statusänderungen für Personen in bestimmten Bereichen oder in bestimmten Projekten zu fragen.

Zusätzlich zum Funktionsumfang der Standard Version können in der Premium Variante auch automatisch Excellisten angehängt werden, die die Insider eines bestimmten Projekts oder eines bestimmten Bereichs enthalten. Diese können vom Empfänger dann einfach aktualisiert und an die Compliance-Abteilung zurückgesendet werden. Wenn das Import-Kernmodul mit der Erweiterung „Importschnittstelle für den Excel-Upload“ installiert ist, können diese Excellisten sogar einfach wieder in das System zurück importiert werden, alle Datenaktualisierungen werden dabei dann automatisch übernommen.

Das Kernmodul erweitert das System um die Möglichkeit, Daten aus externen Quellen zu importieren. Es enthält umfangreiche Überprüfungsroutinen, um Datendoppler oder fehlerhafte Einträge zu erkennen sowie die Möglichkeit, bestimmte Daten (z. B. veraltete oder fehlerhafte Informationen) zu markieren, sodass diese bei künftigen Imports nicht mehr berücksichtigt werden. Für den Import wird zusätzlich eine der nachfolgenden Schnittstellen benötigt.

Diese Schnittstelle bietet die Möglichkeit, Exceldateien, die zuvor aus dem System exportiert wurden (siehe Gruppenanfrage „Neue Inisder“ Premium), nach ihrer Aktualisierung wieder in das System einzuspielen. Dieses ist sowohl für Personendaten wie auch für Insider-Statusangaben möglich. Neue Personen werden automatisch in die Insiderdatenbank übernommen und ggf. direkt mit einem Insider-Statuseintrag versehen.

Dieser turnusmäßige (nächtliche) Abgleich der Daten im Insiderregister mit den Daten einer externen Datenbank bzw. eines Directories (z. B. HR-System / Personaldatenbank) stellt sicher, dass die Personendaten im Insiderregister immer auf dem aktuellen Stand sind. Der Abgleich funktioniert wie folgt:

Ein Script vergleicht alle Personendaten aus dem Insiderregister mit denen in Ihrer Personaldatenbank. Neue oder abweichende Daten werden identifiziert, ausgewertet und übernommen. Im Insiderregisters werden die relevanten Änderungen dann in einer Tabelle übersichtlich angezeigt, die einen direkten Vergleich der alten mit den neuen Daten ermöglicht.

Turnusmäßige Abgleich ähnlich dem Abgleich per LDAP/SQL. Die Daten im Insiderregister werden mit den Daten verglichen, die in regelmäßigen Abständen von Ihrem Personalsystem per CSV-Datei bereitgestellt werden.

Single Sign-On verbindet die Benutzeranmeldung im Insiderregister mit der Benutzeranmeldung am Arbeitsplatzrechner – das altares-Insiderregister fügt sich nahtlos in Ihre Systemumgebung ein.

In dem aktuellen Emittentenleitfaden wird das so genannte „vorsorgliche Insiderverzeichnis“ erwähnt. Mit dem Erweiterungsmodul „Vorsorgliche Insider“ können Sie das Insiderregister auch in diese Richtung erweitern und ein solches Verzeichnis schon vor dem Vorliegen der eigentlichen Insiderinformation aufbauen.

Mit dem Modul "Trade Windows" können Sie im Insiderregister Zeiträume für z. B. Handelsfenster oder Sperrfristen / Blackout Periods definieren. Die im Insiderregister erfassten Personen können Sie dann komfortabel über Beginn und Ende dieser Zeitfenster per E-Mail informieren. Das System vermerkt dabei für Sie, wen Sie wann über welches Zeitfenster informiert haben. Sie können dabei bequem verschiedene Verteileroptionen wählen, z.B. Insider eines bestimmten Projektes oder Vertraulichkeitsbereichs, oder schreiben Sie einfach alle aktuell aktiven Insider mit einem Klick an.