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Funktionen des altares-Insiderregisters

  • Differenzierung von Insidertypen: Projekt-/Anlassinsider, Insider nach Funktions- oder Vertraulichkeitsbereichen, permanente Insider
  • Pflegen von Schattenlisten (aufgeklärte potentielle Insider), die per Mausklick in anlassbezogene Insider umgewandelt werden können.
  • Unterstützung von verschiedenen Zeitzonen bei der Eingabe der Start- und Endzeiten von Insidereinträgen und im Report.
  • Intelligente Workflow Unterstützung mit automatischem E-Mailversand
  • Nachverfolgen aller versendeter Dateien (z. B. Belehrungen) und sämtlicher Kommunikation aus dem System
  • Personendatenabfrage beim Insider per E-Mail und/oder temporärem Zugang zur selbstständigen Überprüfung oder Vervollständigung der Daten (Self-Service)
  • Upload von unterschriebenen Aufklärungsbögen durch den Insider im Self-Service mit Kontrollmöglichkeit durch das Compliance-Team
  • Automatischer Datenabgleich mit Fremdsystemen (z. B. Unternehmensadressbuch, LDAP, SAP HR)
  • Projektspezifische und projektübergreifende Dokumentenverwaltung (z. B. für Aufklärungsbögen) mit Versionierung
  • Möglichkeit zur Delegation der Datenpflege an Projektverantwortliche
  • Automatische Einhaltung der Aufbewahrungs- und Datenschutzbestimmungen (sechs bzw. demnächst fünf Jahre Aufbewahrung)
  • Umfangreiche Reportfunktionen nach Personen, Abteilungen, Projekten oder Zeiträumen
  • Reportausgabe im PDF- und Excel-Format
  • Komfortable Suche auch in abgeschlossenen Projekten
  • Umfangreiche mitgelieferte Textvorlagen
  • Unterschiedliche Rechtestufen für Benutzer
  • Einbindung in das Single Sign-On-System des Unternehmens
  • Revisionsprotokoll
  • Mehrsprachige Benutzerführung
  • Anpassung des Frontends und der Reports an Ihr Corporate Design
  • Optional auch Betrieb im altares Rechenzentrum oder als SaaS-Lösung verfügbar

Einige der oben aufgeführten Funktionen setzen Erweiterungsmodule voraus.

Erweiterungsmodule

Die Art und Weise wie Unternehmen Ihr Insiderverzeichnis führen ist vielfältig. Um Ihnen eine Softwarelösung zu bieten, die ganz auf Ihren Bedarf zu geschnitten ist, können Sie die Systembasis des altares-Insiderregister durch verschiedene Module erweitern und es so nahtlos in Ihren Workflow integrieren.

Bereits die Basisversion erfüllt alle gesetzlich Anforderungen.
LDAP/SQL Live-Suche

Das LDAP/SQL-Live-Suche Modul bietet eine Schnittstellenfunktionalität vom Insiderregister in Standard-LDAP/SQL Verzeichnisse sowie zu Active Directory Verzeichnissen. Es erweitert das Insiderregister um eine komfortable Suchmaske, mit der bei der Erfassung von Personen im LDAP/SQL-Tree nach Namen, E-Mail Adresse etc. gesucht werden kann. Die gefundenen Personen können per Mausklick in das Insiderregister übernommen werden – die manuelle Eingabe der Personendaten entfällt.

Gruppenanfrage „Neue Insider“ – Standard

Eine Erinnerungs-E-Mail kann an einen definierten Verteiler (z. B. die Bereichs- und Projektverantwortlichen) gesendet werden, um nach Statusänderungen für Personen in bestimmten Bereichen oder in bestimmten Projekten zu fragen.

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